Datenintegration & -transformation

Datenintegration bedeutet, Informationen aus unterschiedlichen Quellen so zusammenzuführen, dass ein anderes System oder ein Mensch damit arbeiten kann. Das kann eine einmalige Aufgabe sein, etwa eine Lieferantenliste aus Hunderten PDFs in eine Tabelle zu bringen, oder ein dauerhafter Datenfluss, bei dem Bestellungen aus dem Shop automatisch in der Warenwirtschaft landen.

Der Unterschied zur Migration liegt im Ziel. Eine Migration ersetzt ein System durch ein anderes; danach wird das alte abgeschaltet. Bei der Integration bleiben die beteiligten Systeme bestehen, und die Verbindung zwischen ihnen wird verbessert. In der Praxis sind die Grenzen fließend. Wer vor der Frage steht, ob ein Systemwechsel nötig ist, sollte zuerst prüfen, ob nicht schon ein sauberer Datenaustausch das eigentliche Problem löst.

In vielen Betrieben werden Daten täglich von Hand übertragen: Aufträge aus E-Mails in die Warenwirtschaft, Zahlen aus Excel in die Buchhaltung, Adressen vom Formular ins CRM. Jeder einzelne Vorgang dauert nur Minuten, doch in Summe binden sie Arbeitszeit, die für andere Aufgaben fehlt. Dazu kommen Tippfehler, doppelte Datensätze und Stände, die in zwei Systemen nicht mehr übereinstimmen.

Ein guter erster Schritt ist eine einfache Bestandsaufnahme: Welche Daten werden regelmäßig kopiert, abgetippt oder zusammengeführt, wie oft und von wem? Oft zeigt sich dabei, dass wenige wiederkehrende Abläufe den größten Aufwand verursachen. Genau dort lohnt sich eine Automatisierung zuerst. Auch neue Anforderungen wie der Empfang strukturierter E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD sind ein typischer Anlass, Datenflüsse neu zu ordnen.

Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden, etwa Kundenadressen oder Mitarbeiterlisten, gelten die Regeln der DSGVO. Wird ein Dienstleister damit beauftragt, braucht es in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Außerdem sollten nur die Daten übertragen werden, die für den Zweck wirklich nötig sind, und Zwischenstände nach Projektende gelöscht werden.

Mindestens ebenso wichtig ist die Datenqualität. Eine Schnittstelle überträgt Fehler genauso zuverlässig wie richtige Werte. Deshalb gehören klare Regeln dazu, welches System für welche Information führend ist, wie mit fehlenden oder widersprüchlichen Einträgen umgegangen wird und wer bei Auffälligkeiten informiert wird und wie schnell reagiert werden soll. Ein kleines Prüfprotokoll mit Stichproben macht Ergebnisse nachvollziehbar und schafft Vertrauen in automatisch erzeugte Daten.