Prozess-Digitalisierung. Statt Papier & Excel.
Zeiterfassung, Urlaubsanträge, Rechnungsfreigaben, Lieferscheine, Checklisten — vieles läuft im Mittelstand noch auf Papier oder per Zuruf. Wir schauen gemeinsam mit Ihnen, welche Abläufe sich digitalisieren lohnen, und setzen das um: von der kleinen App bis zur Anbindung an Ihr bestehendes System.
Papier, Zuruf, Excel in drei Versionen.
Urlaubszettel wandern über Schreibtische, Stundenzettel werden abgetippt, Rechnungen liegen im Umlaufordner. Das sind die Bedenken, die wir hören — und wie wir Digitalisierung praktisch angehen.
„Bei uns läuft alles auf Zuruf und Papier.“
Handschriftliche Stundenzettel, Urlaubsanträge im Postfach, Excel-Listen in drei Versionen — keiner weiß, welche aktuell ist.
Wir schauen erst zu — dann digitalisieren wir.
Prozess-Aufnahme vor Ort: Wir sehen uns an, wie heute wirklich gearbeitet wird — und digitalisieren nur, was sich für Sie lohnt.
„Digitalisierung? Zu groß und zu teuer für uns.“
Man hört von Riesenprojekten, die Monate dauern, das Budget sprengen — und am Ende nutzt sie keiner.
Klein anfangen, beim wichtigsten Prozess.
Nicht alles auf einmal: Wir priorisieren gemeinsam nach Nutzen und Budget und starten dort, wo es im Alltag am meisten bringt.
„Unsere Leute machen da nicht mit.“
Noch ein neues Programm, das keiner versteht, landet ungenutzt in der Ecke — und alle arbeiten weiter wie vorher.
Einfache Werkzeuge, Schulung inklusive.
Oft reicht das, was Sie schon haben — etwa Microsoft 365. Wir schulen Ihr Team, bis der neue Ablauf selbstverständlich ist.
So digitalisieren wir Ihre Abläufe.
Von der Prozess-Aufnahme vor Ort bis zum laufenden Betrieb — gemeinsam priorisiert, Schritt für Schritt umgesetzt.
Start beim wichtigsten Prozess · Festpreis oder Stundenbasis · Tempo: Ihr Budget gibt es vor
Kostenlose Prozess-Beratung vereinbarenMehr als „eine App installieren“.
Das sind die Abläufe, die wir für den Mittelstand digitalisieren — von Handwerk und Handel bis Logistik, Produktion, Praxen und Kanzleien.
Zeiterfassung & Urlaub
- —Mobile Zeiterfassung statt Stundenzettel
- —Urlaubsanträge digital stellen & genehmigen
- —Krank- & Abwesenheitsmeldungen
- —Saubere Übergabe an die Lohnabrechnung
Freigaben & Rechnungen
- —Rechnungsfreigabe im Workflow statt Umlaufordner
- —Bestellanforderungen & Genehmigungswege
- —Vertretungsregeln für den Urlaubsfall
- —Übergabe an Buchhaltung & DATEV
Formulare & Checklisten
- —Lieferscheine & Übergabeprotokolle digital
- —Wartungs- & Prüfprotokolle mit Foto
- —Checklisten mit Unterschrift vor Ort
- —Onboarding neuer Mitarbeiter als fester Ablauf
Anbindung an Ihre Systeme
- —Anbindung an ERP & Warenwirtschaft
- —Export für DATEV & Steuerberater
- —Aufbau auf Microsoft 365, wo vorhanden
- —Schnittstellen statt Doppelerfassung
Schulung & Einführung
- —Schulung direkt am neuen Ablauf
- —Einfache Bedienung — auch ohne IT-Vorwissen
- —Kurzanleitungen für den Alltag
- —Fester Ansprechpartner auch danach
Budget & Ehrlichkeit
- —Festpreis oder Stundenbasis — Sie entscheiden
- —Wir richten uns nach Ihrem Budget
- —Ehrliche Aussage, was dafür machbar ist
- —Start beim wichtigsten Prozess — nicht bei allen
Was kostet das?
Zwei Wege zum fairen Preis: Festpreis für das klar umrissene Projekt oder Abrechnung nach Aufwand — Sie entscheiden. Wir richten uns nach Ihrem Budget und sagen ehrlich, was dafür machbar ist.
Einzelprozess
Ein Prozess, sauber digitalisiert — z. B. die Zeiterfassung oder der Urlaubsantrag. Der greifbare Einstieg.
- — 1 Prozess von Aufnahme bis Betrieb
- — Schulung Ihres Teams inklusive
- — Anbindung ans bestehende System
Digitalisierungs-Fahrplan
Wir nehmen mehrere Prozesse auf und erstellen eine priorisierte Roadmap: Was zuerst, was danach, was lohnt sich nicht.
- — Prozess-Aufnahme vor Ort
- — Priorisierung nach Nutzen & Budget
- — Konkrete Roadmap mit klaren Schritten
- — Umsetzung des ersten Prozesses planbar
Nach Aufwand
Flexible Umsetzung auf Stundenbasis — budgetorientiert und ideal, wenn Anforderungen unterwegs wachsen.
- — Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand
- — Sie behalten die Budget-Kontrolle
- — Anforderungen dürfen sich ändern
- — Jederzeit Wechsel auf Festpreis möglich
Festpreis oder Stundenbasis — Sie entscheiden · wir sagen ehrlich, was in Ihrem Budget machbar ist.
Angebot anfragenSo kann das aussehen.
Ein typisches Szenario, wie wir es im Mittelstand immer wieder antreffen — beispielhaft und ohne Namen: Urlaubszettel auf Papier, Stundenzettel per Hand, Rechnungen im Umlaufordner.
Ein Betrieb, wie es viele gibt
Mittelständischer Betrieb in OWL — beispielhaft: Urlaubsanträge wandern über drei Schreibtische, Stundenzettel werden am Monatsende abgetippt, Rechnungen liegen tagelang im Umlaufordner. Gestartet wird nicht mit allem auf einmal, sondern mit dem Prozess, der im Alltag am meisten stört.
„Wir digitalisieren nicht alles auf einmal. Wir starten mit dem Prozess, der am meisten nervt — und wenn der läuft, kommt der nächste. Genau so gehen wir auch bei Ihnen vor.“
Was alle uns fragen.
Wenn Ihre Frage nicht dabei ist: Erstgespräch ist kostenlos. Wir beißen nicht.
Was kostet die Digitalisierung eines Prozesses?+
Sie haben die Wahl zwischen Festpreis für ein klar umrissenes Projekt und Abrechnung nach Aufwand. Nach der Bestandsaufnahme erhalten Sie ein individuelles Angebot passend zu Umfang und Budget.
Müssen wir dafür neue Software kaufen?+
Oft nicht. Viele Prozesse lassen sich mit dem umsetzen, was Sie schon haben — zum Beispiel Microsoft 365. Erst wenn das vorhandene Werkzeug wirklich nicht reicht, schlagen wir etwas Neues vor — und begründen, warum.
Wie lange dauert so etwas?+
Das hängt vom Prozess ab. Ein einzelner Ablauf wie der digitale Urlaubsantrag ist deutlich schneller umgesetzt als eine Anbindung an die Warenwirtschaft. Weil wir mit einem Prozess starten statt mit allen, sehen Sie früh ein Ergebnis — den realistischen Zeitrahmen nennen wir Ihnen nach der Prozess-Aufnahme.
Was, wenn unsere Mitarbeiter nicht mitziehen?+
Das ist die häufigste Sorge — und der Grund, warum wir auf einfache Werkzeuge setzen und die Schulung fest einplanen. Der neue Ablauf muss im Alltag leichter sein als der alte, sonst wird er nicht genutzt. Wir nehmen Ihr Team von Anfang an mit, statt ihm etwas überzustülpen.
Funktioniert das mit unserem bestehenden System — ERP, DATEV, Warenwirtschaft?+
In den meisten Fällen ja. Wir binden digitale Prozesse an Ihre vorhandenen Systeme an — vom DATEV-Export für den Steuerberater bis zur Schnittstelle zur Warenwirtschaft. Ziel ist, Doppelerfassung zu vermeiden: Was einmal digital erfasst ist, wird nicht noch einmal abgetippt.
Womit fangen wir am besten an?+
Mit dem Prozess, der im Alltag am meisten stört oder am häufigsten vorkommt — oft ist das die Zeiterfassung, der Urlaubsantrag oder die Rechnungsfreigabe. Genau das klären wir in der Prozess-Aufnahme: Wir schauen zu, wie heute gearbeitet wird, und priorisieren gemeinsam nach Nutzen und Budget.
Abläufe ohne Papierstapel.
Kostenlose Prozess-Beratung für den Mittelstand in Paderborn und OWL. Wir schauen zu, wie heute gearbeitet wird — und sagen ehrlich, was sich zu digitalisieren lohnt und was nicht.
Prozess-Beratung anfragenFür Digitalisierung und IT-Sicherheit gibt es je nach Vorhaben Zuschüsse und geförderte Kredite. Wir sagen Ihnen, was zu Ihrem Projekt passt.