EWS-Abschaltung in Exchange Online: Welche Programme ausfallen können und was jetzt hilft
Die EWS-Abschaltung in Exchange Online hat begonnen: Microsoft deaktiviert die Schnittstelle Exchange Web Services seit Oktober 2026 weltweit schrittweise, im April 2027 wird sie vollständig abgeschaltet. Betroffen sind keine normalen Outlook-Nutzer, sondern Programme, die im Hintergrund auf Postfächer, Kalender oder Kontakte zugreifen. Fällt so ein Programm plötzlich aus, steckt oft genau das dahinter. Mit etwas Vorbereitung lässt sich das sauber lösen.
Was hinter der Abschaltung steckt
Exchange Web Services, kurz EWS, ist eine fast 20 Jahre alte Schnittstelle, über die Programme mit Exchange-Postfächern sprechen. Viele Zusatzprogramme haben sie jahrelang genutzt, um Mails abzurufen, Termine einzutragen oder Kontakte abzugleichen.
Microsoft ersetzt EWS in Exchange Online durch Microsoft Graph, eine modernere Schnittstelle mit feineren Berechtigungen. Ein Grund ist Sicherheit: Alte Schnittstellen wurden in der Vergangenheit bei Angriffen missbraucht, unter anderem bei Microsoft selbst.
Der Zeitplan laut Microsoft:
- Ab Oktober 2026 wird EWS in Exchange Online schrittweise deaktiviert.
- Im April 2027 wird EWS vollständig abgeschaltet, danach gibt es keine Ausnahmen mehr.
Wichtig: Das betrifft nur Exchange Online in Microsoft 365. Eigene Exchange-Server im Haus sind von dieser Abschaltung nicht betroffen. In gemischten Umgebungen (Hybrid) müssen Zugriffe auf Cloud-Postfächer trotzdem umgestellt werden.
Welche Programme betroffen sein können
Normales Outlook für Windows, Outlook im Web und Outlook auf dem Handy laufen weiter. Kritisch sind Programme von Drittanbietern, die über EWS auf Postfächer zugreifen. Typische Kandidaten in kleinen und mittleren Betrieben:
- CRM- oder ERP-Systeme, die Mails und Termine mit Exchange abgleichen.
- Archivierungs- und Backup-Programme für Postfächer, siehe GoBD-E-Mail-Archivierung.
- Kalender-Synchronisation für Fachsoftware, Zeiterfassung oder Raumbuchung.
- Selbst geschriebene Skripte und ältere Zusatzprogramme, die seit Jahren niemand angefasst hat.
Ob ein Programm EWS nutzt, steht selten im Prospekt. Viele Hersteller haben längst auf Graph umgestellt, ältere Versionen aber nicht.
Unsicher, ob in Ihrem Betrieb Programme noch EWS verwenden? Gakko-IT prüft das für Sie, mehr dazu bei Microsoft 365.
So finden Sie heraus, ob Sie betroffen sind
Mit Administratorrechten gibt es drei Wege:
- Im Microsoft 365 Admin Center die EWS-Nutzungsberichte aufrufen. Sie zeigen, welche Anwendungen in den letzten Wochen über EWS zugegriffen haben.
- Das Werkzeug EWS Analyzer nutzen, das Microsoft dafür bereitstellt.
- Die Hersteller der Programme direkt fragen, ob ihre aktuelle Version bereits Microsoft Graph nutzt.
Taucht in den Berichten ein Programm auf, das Sie nicht zuordnen können, lohnt die Suche: Oft ist es ein altes Zusatzprogramm, das gar nicht mehr gebraucht wird. Das lässt sich dann einfach abschalten statt umstellen.
Was jetzt zu tun ist
Für jedes betroffene Programm gibt es drei mögliche Wege:
- Auf eine aktuelle Version des Herstellers wechseln, die Microsoft Graph nutzt. Das ist der Normalfall.
- Selbst gebaute Anbindungen auf Microsoft Graph umstellen lassen, siehe Schnittstellen statt Doppelerfassung.
- Programme, die niemand mehr braucht, abschalten.
Ist ein Programm schon ausgefallen und der Umstieg dauert noch, können Administratoren EWS übergangsweise per PowerShell wieder freigeben (Einstellung EWSEnabled). Seit Oktober 2026 funktioniert das laut Microsoft nur zusammen mit einer Freigabeliste der erlaubten Anwendungen (EWSAllowedAppIDs). Das ist eine Überbrückung bis April 2027, keine Lösung.
Prüfen Sie außerdem, ob Ihre Sicherung von Microsoft 365 betroffen ist. Warum diese überhaupt nötig ist, steht in Die Backup-Lücke bei Microsoft 365.
Was der Fall für kleine Betriebe zeigt
Die EWS-Abschaltung kommt nicht überraschend, Microsoft hat sie seit Jahren angekündigt. Trotzdem werden viele Betriebe sie erst bemerken, wenn der Kalender im CRM nicht mehr stimmt oder die Mailarchivierung still steht. Der Grund ist fast immer derselbe: Niemand hat eine Liste, welche Programme wie mit Microsoft 365 verbunden sind.
So eine Liste lohnt sich unabhängig von EWS. Sie hilft bei jeder Umstellung, bei jedem Sicherheitsvorfall und bei jedem neuen Mitarbeiter in der IT. Wie ein sauberer Umzug nach Exchange Online aussieht, beschreibt Exchange-Migration in die Cloud.
Wenn Sie prüfen lassen möchten, welche Programme bei Ihnen betroffen sind, oder den Umstieg auf Microsoft Graph planen, unterstützen wir Betriebe in Paderborn und OWL gern. Was wir rund um Microsoft 365 übernehmen, steht bei Microsoft 365, Anbindungen an eigene Software bei der Datenintegration.