Microsoft 365 im Unternehmen richtig einrichten und typische Fehler vermeiden
Microsoft 365 ist in wenigen Minuten bestellt. Ob Microsoft 365 im Unternehmen dann nur irgendwie läuft oder wirklich rund, entscheidet sich bei der Einrichtung. Dort passieren die meisten Fehler, und viele davon merkt man erst Monate später. Hier ist ein Überblick, worauf es ankommt, mit den Punkten, die wir bei der Übernahme bestehender Konten am häufigsten nachbessern.
Erst die Grundlagen: Identität und Zugriff
Bevor die erste Mail fließt, sollten Benutzerkonten, Rollen und Zugriffsrechte durchdacht sein. Wer darf was, wer verwaltet die Konten, was passiert, wenn jemand das Unternehmen verlässt? Ein sauberes Konzept spart später viel Aufräumarbeit und verhindert, dass sensible Daten für zu viele Personen offen liegen.
In der Praxis bewährt:
- Mindestens zwei Personen mit globalen Administratorrechten, aber nicht mehr als nötig.
- Administratoren arbeiten im Alltag mit einem normalen Konto und nutzen das Admin-Konto nur für Verwaltungsaufgaben.
- Sammeladressen wie info@ oder rechnung@ werden als freigegebenes Postfach angelegt und nicht als eigenes Benutzerkonto mit geteiltem Passwort.
- Die eigene Domain wird von Anfang an verbunden, damit niemand monatelang mit der onmicrosoft.com-Adresse arbeitet.
Welche Lizenz ist die richtige?
Die Lizenzwelt von Microsoft ist unübersichtlich. Schnell zahlt man für Funktionen, die niemand nutzt, oder es fehlt genau das, was gebraucht wird. Bei Business Basic, Standard und Premium liegt der Unterschied vor allem bei den installierbaren Office-Apps und den Sicherheitsfunktionen. Basic bietet Office nur im Browser und auf dem Smartphone, Standard bringt die Desktop-Programme mit. Premium ergänzt Geräteverwaltung und erweiterte Schutzfunktionen, die für viele Betriebe den Ausschlag geben.
Lizenzen lassen sich mischen. Die Aushilfe im Lager braucht selten dasselbe Paket wie die Buchhaltung. Richten Sie die Auswahl am tatsächlichen Bedarf aus und nicht an der größten Variante.
Der häufigste Fehler: Sicherheit nicht aktiviert
Ab Werk ist nicht alles optimal eingestellt. Die Zwei-Faktor-Anmeldung gehört für alle Konten aktiviert, denn sie ist der wirksamste einzelne Schutz gegen gestohlene Passwörter. Ebenso sinnvoll sind Richtlinien gegen verdächtige Anmeldungen und ein durchdachter Umgang mit externen Freigaben.
Weitere Punkte, die bei der schnellen Ersteinrichtung fast immer übersprungen werden:
- Veraltete Anmeldeverfahren abschalten, über die sich Programme ohne zweiten Faktor anmelden.
- Automatische Weiterleitung von Mails an externe Adressen unterbinden, ein beliebter Trick nach einer Kontoübernahme.
- Die Überwachungsprotokolle aktivieren, damit sich im Ernstfall nachvollziehen lässt, was passiert ist.
- Die E-Mail-Authentifizierung per SPF, DKIM und DMARC für die eigene Domain einrichten.
Ordnung in Teams, SharePoint und OneDrive
Ohne Struktur wuchern Teams-Kanäle und Dateiablagen, bis niemand mehr etwas findet. Legen Sie früh fest, wo welche Dokumente liegen, wie Ablagen benannt werden und wer sie verwaltet. Eine einfache Faustregel: Persönliche Entwürfe gehören in OneDrive, alles, woran mehrere arbeiten, in ein Team oder eine SharePoint-Website.
Außerdem sollte nicht jeder Mitarbeiter eigene Teams anlegen dürfen. Sonst gibt es nach einem Jahr fünf Teams mit dem Namen „Projekte“. Eine klare Ordnerlogik ist unspektakulär, spart im Alltag aber viel Suchzeit und verhindert Doppelablagen.
Backup nicht vergessen
Microsoft sorgt für die Verfügbarkeit des Dienstes, ersetzt aber kein Backup. Gelöschte oder verschlüsselte Daten sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen weg. Eine zusätzliche Sicherung Ihrer Microsoft-365-Daten gehört deshalb von Anfang an dazu.
Lieber gleich sauber aufsetzen
Eine nachträgliche Umstellung ist immer aufwendiger als eine saubere Ersteinrichtung. Wenn Sie Microsoft 365 neu einführen oder ein bestehendes Konto aufräumen möchten, unterstützen wir Sie dabei, von der Lizenzwahl bis zu Sicherheit und Struktur. Nehmen Sie einfach über das Kontaktformular Kontakt auf.